De neerlegging van de jaarrekening van vzw’s kon tot april 2007 enkel gebeuren op papier en vanaf april 2007 via internet in de vorm van een PDF-bestand. Vanaf 17 maart 2008, daarentegen is de neerlegging in de vorm van een XBRL-bestand mogelijk. Hierdoor wijzigen er een aantal zaken aan het schema van de jaarrekening van vzw’s.
In het gewijzigde model is er onder meer een betere aansluiting met de MAR (minimumindeling van het Algemeen Rekeningen stelsel), een vereenvoudiging van de presentatie van de rubrieken, de toevoeging van een rubriek voor de informatie van de commissaris, bij de toelichting staat de code ‘P’ (van preceding) om aan te duiden dat de waarde op het vorige boekjaar slaat, …
De neerlegging in de vorm van een PDF-bestand blijft beschikbaar voor afwijkende modellen van vzw’s en stichtingen, geconsolideerde jaarrekeningen en niet-gestandaardiseerde jaarrekeningen. Voor deze niet-gestandaardiseerde jaarrekeningen heeft de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) een aanbeveling geformuleerd dat de bestuursorganen van de verenigingen erop dienen toe te zien dat hun boekhoudkundige verplichtingen minstens gelijkwaardig zijn aan die krachtens de wet van toepassing zouden zijn. De gelijkwaardigheid heeft onder andere betrekking op het voeren van een volledige boekhouding, gedagtekende verantwoordingsstukken, een volledige jaarrekening bestaande uit een balans, resultatenrekening en toelichting en het toepassen van waarderingsregels.
Sinds 2005 zijn vzw’s en stichtingen verplicht hun jaarrekening neer te leggen. Er werden echter vorig jaar nog veel tekortkomingen vastgesteld bij de neergelegde jaarrekeningen. Een aantal voorbeelden: geen vergelijkende cijfers voor de balans, onvolledige jaarrekening, geen commissarisverslag hoewel een commissaris benoemd is, geen waarderingsregels, slechts één bestuurder vermeld in de lijst en een foutieve datum van neerlegging van de oprichtingsakte of van het recentste stuk. Sociale balansen moeten eveneens pas neergelegd worden vanaf 20 voltijdse equivalenten, aangezien deze geen deel uitmaakt van de jaarrekening bij vzw’s.
De neerleggingskosten voor vzw’s en stichtingen zijn vanaf 17 maart 2008: 129,28 € (papier), 68,78 € (xbrl), 123,23 € (pdf) en 66,55 € voor een verbeterde neerlegging. De jaarrekeningen van de jongste vijf kalenderjaren en het lopende kalenderjaar kunnen gratis opgezocht worden op de webstek van de balanscentrale.
