Op heden zijn er verschillende lopende bewaartermijnen voor de boekhouding. Deze termijnen zijn echter verre van ideaal afgestemd op elkaar. Op boekhoudvlak geldt een termijn van 10 jaar, terwijl op BTW-vlak een termijn geldt van 7 jaar. Op het vlak van de inkomstenbelastingen geldt dan weer een termijn van 5 jaar.
Indien het boekjaar 2007 samenvalt met het kalenderjaar, gelden in de praktijk de volgende regels. Voor de vennootschapsbelasting moeten de boeken en bescheiden bijgehouden worden tot 2012. Voor de BTW moet de boekhouding bijgehouden worden tot eind 2014. De boekhouding en verantwoordingsstukken zelf, dienen in het kader van de boekhoudwet dan weer bijgehouden te worden tot eind 2017.
De regering Leterme heeft nu op voorstel van minister Van Quickenborne beslist de bewaartermijn in de boekhoudwet af te stemmen op die van het wetboek BTW. Een wetsontwerp werd op 15 april in de Kamercommissie voor het Bedrijfsleven goedgekeurd. De bewaartermijn in de boekhoudwet van 10 jaar wordt teruggebracht naar 7 jaar. De nieuwe regel zal in werking treden na publicatie in het Belgisch Staatsblad en vervolgens onmiddellijk van toepassing zijn.
Concreet betekent dit dat na de publicatie in het Belgisch Staatsblad de boekhoudingen en verantwoordingsstukken van 1998, 1999 en 2000 mogen vernietigd worden. Volgens minister Van Quickenborne zal dit de ondernemingen jaarlijks een besparing opleveren van 11,4 miljoen euro. Daarbij zou een omschakeling naar elektronische facturatie het Belgische bedrijfsleven nog eens 3 miljard euro besparen.
