Vanaf 1 december 2008 dienen facturen onder een resem van technische en procedurele voorwaarden elektronisch bewaard te worden. Deze voorwaarden maken het voorwerp uit van de onlangs gepubliceerde BTW-circulaire nr. 16 van 13 mei 2008.
Papieren facturen dienen ofwel in hun oorspronkelijke vorm, ofwel digitaal te worden bewaard.
In geval van louter digitale bewaring moeten de gebruikte technologieën of procesmatige middelen de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de facturen waarborgen. De regels gelden ook voor stukken waarnaar op de factuur wordt verwezen en die geacht worden onderdeel uit te maken van de factuur.
Langs elektronische weg verzonden facturen dienen in hun oorspronkelijke elektronische vorm te worden bewaard, zowel door degene die de factuur heeft verzonden als door de ontvanger ervan. Daarenboven moeten ook alle gegevens worden bewaard die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de factuur waarborgen.
Originele ontvangen papieren facturen mogen ook digitaal worden bewaard waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Tevens moet de klant kunnen aantonen dat de gedigitaliseerde versie wel degelijk het beeld is van die originele factuur. Is dit niet het geval, dan wordt de gedigitaliseerde versie aangemerkt als een kopie van de factuur op grond waarvan het recht op aftrek zal worden geweigerd.
De circulaire legt een reeks voorwaarden op die minimaal moeten worden nageleefd bij de digitalisering van ontvangen papieren facturen. Zo wordt o.m. scanners met voldoende hoge beeldresolutie, de vermelding van het tijdstip van de scanning op het digitale beeld en beveiliging van het digitale beeld vereist.
Bovendien moet op ieder verzoek van de BTW-Administratie een gedetailleerde beschrijving van de gebruikte software en de gevolgde procedure kunnen worden voorgelegd.
In het merendeel van de gevallen zal de leverancier/dienstverrichter de factuur digitaal opmaken en op papier uitreiken aan de klant. De dubbels kunnen in dat geval op vier manieren worden bewaard :
- op papier op voorwaarde dat tevens het digitaal bestand wordt gearchiveerd;
- digitaal, door de dagelijkse registratie van de digitale factuurgegevens op een medium met WORM (write once/read many) karakteristieken (bijvoorbeeld een Cd-rom). Die dragers moeten in België worden bewaard;
- digitaal op een medium naar keuze waarbij de digitale factuurgegevens worden versleuteld met een geavanceerde elektronische handtekening of door middel van een verzegelingalgoritme.
Bedrijven zullen derhalve hun IT-infrastructuur in lijn moeten brengen met de hoger beschreven regels.
