Door Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 werden de geldende voorwaarden inzake facturering op gebied van BTW vereenvoudigd en gemoderniseerd.
Deze richtlijn bepaalt onder onder meer dat iedere belastingplichtige erop moet toezien dat kopiën van de door hemzelf, door zijn afnemer of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde uitgereikte facturen en alle door hemzelf ontvangen facturen worden opgeslagen.
Maar wat met het origineel document ?
Het basisprincipe van de richtlijn is dat de authenciteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen, alsmede van de leesbaarheid ervan, moeten gedurende de volledige opslagperiode worden gewaarborgd.
De richtlijn omschrijft ook wat onder “elektronisch verzenden” en “opslag via elektronische apparatuur voor de verwerking” dient te worden begrepen.
Deze bepalingen betreffende archivering werden in de Belgische rechtsorde opgenomen onder de artikelen 60, 61 en 63 W.BTW en het KB nr 1 van 29 december 1992.
De circulaire nr AOIF 16/2008 dd 13 mei 2008 zet de basisprincipes inzake bewaring en voorlegging van facturen die in papieren vorm worden uitgereikt aan de medecontractant, uiteen.
Volgens een parlementaire vraag nr 98 van 14 januari 2009 blijkt het belang van deze aanschrijving. Digtitale bewaring van facturen zoals voorgeschreven door aanschrijving AOIF 16/2008 van 13 mei 2008 wordt beschouwd als afdoend om de belangen van de Staat te vrijwaren.
Om na te kunnen gaan of de ingescande factuur een authentieke originele factuur is, dient de administratie het ingescande document te kunnen vergelijken met het origineel.
Uit de parlemenaire vraag blijkt nu dat de administratie één maand de tijd heeft om na het inscannen van de facturen deze te vergelijken met de originele facturen.
