Een vereniging zonder winstoogmerk (VZW) is er wettelijk toe verplicht om een ledenregister op te stellen en bij te houden.
In de wet houdende diverse bepalingen van 26 maart 2009 (BS 19 mei 2009) wordt de bijkomende verplichting tot het openbaar maken van een kopie van dit ledenregister geschrapt.
Dit betekent dat verenigingen het register voortaan enkel ter inzage moeten houden op hun zetel.
In het ledenregister worden de ‘werkelijke’ leden van de vereniging opgenomen, welke de vaste leden zijn die bijvoorbeeld stemrecht hebben op de algemene vergadering. Er bestaat geen verplichting tot het aanleggen van een register van de toegetreden leden (oa. sympathisanten, steunende leden).
Dit register moet vanaf de oprichting van de vereniging door de raad van bestuur worden bewaard op de zetel van de VZW. Daarenboven dient elke wijziging in de samenstelling van het ledenbestand (in- of uittreding) te worden ingeschreven in het register.
Tot voor de wijziging schreef de wet voor dat een kopie van het ledenregister bij de oprichting van de VZW moest worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel. Bij latere wijziging in het ledenbestand diende een kopie van het aangepaste register te worden neergelegd op de griffie. Deze neerlegging moest evenwel niet na elke wijziging gebeuren, maar slechts éénmaal per jaar, namelijk binnen één maand te rekenen van de verjaardag van de neerlegging van de statuten van de VZW. Door de neerlegging was de samenstelling van het ledenbestand tegenwerpelijk aan derden.
De regering beschouwde de neerlegging van het ledenregister op de griffie als een overbodige formaliteit, waardoor de wet nu niet langer voorziet in deze neerleggingsverplichting. Het ledenregister moet echter nog wel worden opgemaakt en worden bijgehouden op de zetel van de vereniging. De werkelijke leden behouden zoals voorheen hun inzagerecht en kunnen op ieder tijdstip de identiteit van elk ander lid raadplegen.
Daar het ledenregister ook van belang kan zijn bij het oneigenlijk gebruik van de VZW-structuur, wordt het inzagerecht uitgebreid tot de overheden en de gerechtelijke instanties. De verenigingen moeten dan ook, bij mondeling of schriftelijk verzoek, toegang verlenen tot het ledenregister en de nodige afschriften of uittreksels uit dit register verschaffen.
