Noch in de boekhoudwetgeving noch in het Wetboek Vennootschappen wordt gesproken over de verplichte vermeldingen op een factuur. In de Belgische wetgeving worden deze verplichtingen namelijk opgesomd in het artikel 5 van KB nr. 1 Wetboek BTW. Weet alvast dat ook één en ander aan het bewegen is op het vlak van “facturatie-reglementeringen”. Zo wil men vanuit Europa een harmonisatie tussen de verschillende lidstaten en bekijkt men de elektronische facturering.
In deze bijdrage willen we echter wijzen op de huidige regels. De inhoud van stukken die opgemaakt dienen te worden in het kader van een BTW-eenheid worden niet behandeld.
Wat moet een factuur nu daadwerkelijk vermelden ?
1. Datum van uitreiking.
De datum van de factuur kan uiterlijk de vijfde werkdag zijn van de maand die volgt op de maand waarin de belastbare handeling heeft plaatsgevonden.
2. Een opeenvolgend nummer waaronder ze wordt ingeschreven in het uitgaande facturen boek.
Het nummer mag opgesteld zijn volgens verschillende reeksen (bijvoorbeeld een dagboek voor intracommunautaire handelingen en een dagboek voor nationale leveringen). Het moet de factuur duidelijk identificeren en hetzelfde nummer dragen als in het overeenstemmende dagboek.
3. De naam van de leverancier, het adres van de maatschappelijke of administratieve zetel en het BTW nummer.
4. De naam, adres en BTW nummer van de klant.
5. Wordt de leverancier en/of de klant vertegenwoordigd door een aansprakelijk vertegenwoordiger of een vooraf gekend persoon handelend als vertegenwoordiger dan worden ook hun gegevens opgenomen op de factuur.
Is de leverancier of een klant een niet-Belgische ingezetene dan kan hij zich laten vertegenwoordigen door een aansprakelijk vertegenwoordiger of een vooraf gekend persoon. Indien dit het geval is dienen ook hun gegevens opgenomen te worden op de factuur.
6. De datum waarop het belastbaar feit (levering van goederen of dienstverlening) heeft plaatsgehad.
Deze datum stemt overeen met de datum waarop de BTW opeisbaar wordt.
7. De omschrijving van de geleverde goederen en/of de verstrekte diensten, nodig om het tarief van de BTW te kunnen bepalen.
Alle gegevens noodzakelijk om de aard van de verrichtingen te bepalen moeten worden vermeld. Zodoende een correct BTW tarief kan worden bepaald.
8. De maatstaf van heffing per tarief en per vrijstelling; de eenheidsprijs en eventuele kortingen indien deze niet in de prijs inbegrepen zijn.
De maatstaf van heffing dient per tarief en per vrijstelling te worden vermeld, ongeacht of er meerdere goederen of diensten worden gefactureerd.
Daarnaast dient voor elk goed en/of dienst de eenheidsprijs exclusief BTW te worden vermeld.
Indien er kortingen worden toegestaan omwille van vooruitbetalingen en prijskortingen moeten deze eveneens worden vermeld.
9. De tarieven van de verschuldigde BTW.
10. Het totaal bedrag van de verschuldigde BTW.
11. Verwijzing naar een eerder uitgereikt stuk.
Wanneer er voor handelingen reeds een voorschotfactuur of een gedeeltelijke factuur is uitgereikt dient elk later uitgereikt stuk te verwijzen naar de vorige stukken die op dezelfde belastbare handeling betrekking hadden.
Eenzelfde doet zich voor wanneer er een creditnota moet worden opgemaakt.
12. Alle andere vermeldingen mbt bijzonderheden of afwijkingen zoals voorgeschreven door het Wetboek BTW.
Bedoeld wordt hier oa. de handelingen verricht onder de margeregeling, de verkopen op proef of zendingen in consignatie.
13. Oorzaak van de vrijstelling indien de handeling niet is onderworpen aan BTW.
De factuur dient ook te vermelden op basis van welke wettelijke bepalingen er een vrijstelling kan ingeroepen worden zoals daar oa. zijn:
- artikel 39bis W.BTW (intracommunautaire leveringen);
- artikel 39 W.BTW (uitvoer);
- artikel 39quater W.BTW (BTW-entrepot);
- artikel 40, § 1 en .BTW (vrijgestelde intracommunautaire verwervingen);
- artikel 40, § 2 W.BTW (douaneregelingen en douane-entrepot);
- artikel 42, §§ 1 en 2 W.BTW (handelingen m.b.t. zeeschepen en luchtvaartuigen);
- artikel 42, § 3 W.BTW (diplomatiek verkeer);
- artikel 51, §2 W.BTW (leveringen medecontractant).
14. Gegevens in verband met de levering van vervoersmiddelen en diensten verricht aan motorvoertuigen.
Teneinde te kunnen uitmaken of het over nieuwe of tweedehands voertuigen gaat moeten volgende gegevens worden opgenomen (art. 8 W. BTW):
- datum van eerste ingebruikname, cilinderinhoud en motorsterkte en het aantal afgelegde kilometers;
- de lengte en aantal vaaruren wanneer het gaat om vaartuigen;
- het totale gewicht bij opstijgen en het aantal vlieguren wanneer het gaat om luchtvaartuigen.
Wanneer de factuur betrekking heeft op personenwagens of wagens voor dubbel gebruik dient bovendien te worden vermeld;
- het merk, model, bouwjaar, cilinderinhoud, motorsterkte, koetswerkmodel, het chassisnummer alsook de datum van eerste ingebruikname;
- de vermelding van de nummerplaat bij het verrichten van diensten.
15. De vermelding van een bankrekening
16. “Factuur”
Al wordt het nergens opgenomen, toch dient men voor de duidelijkheid het woord ‘Factuur’ op te nemen.
Christian
31 August, 2009
Geachte,
In punt 13 vermeldt u de artikels die verwijzen naar de vrijstellingsregel van de BTW.
U vermeldt art.51§2 W.BTW als medecontractant.
Hoe ziet u dan art.20 KB 1 Medecontractant? Is er een verschil?
Vriendelijk dank
Christian
Stijn Van Damme
10 September, 2009
Christian,
Het artikel 51$2 W.BTW staat verkeerdelijk bij de vrijstellingen. Het betreft hier geen vrijstelling maar een verlegging naar de ontvanger.
Het verschil tussen art.20 KB1 en art.51 $2 W.BTW zit hangt af van de facturerende partij.
Wanneer het een buitenlandse aannemer betreft voldoet deze niet aan de voorwaarden gesteld in art.20 KB1. Het artikel verwijst expliciet naar twee Belgische belastingplichtigen.
De buitenlandse belastingplichtige die alsnog een factuur wil opmaken onder het stelsel van medecontractant heeft daarom de mogelijkheid om te verwijzen naar art.51 $2 W. BTW waar we kunnen lezen dat de dienstverrichter een niet in België gevestigde belastingplichtige kan zijn of een buitenlandse belastingplichtige die voor BTW-doeleinden is geïdentificeerd in België.
Heel simpel uitgelegd is het art.20 KB1 van toepassing tussen twee Belgische BTW-plichtigen en art.51$2 W.BTW tussen een buitenlandse belastingplichtige en een Belgische afnemer.
Peter Snijders
26 October, 2009
Heren,
Kunt u mij de reden mededelen waarom het BTW nummer van de leverancier alsmede het BTW nummer van de klant op de factuur vermeld moeten zijn.
Alvast hartelijk dank.
Stijn Van Damme
17 November, 2009
Beste Peter,
Ik verwijs hiervoor expliciet naar Art. 5 §1 KB1 W.BTW:
Leverancier:
2° en 2°bis: De naam of de maatschappelijke benaming van de leverancier van de goederen of van de dienstverrichter, het adres van zijn administratieve of maatschappelijke zetel, en zijn in artikel 50 van het Wetboek bedoeld BTW-identificatienummer;
Wanneer de schuldenaar de leverancier van de goederen of de dienstverrichter is die niet in België is gevestigd en:
a) hij heeft hier te lande een aansprakelijke vertegenwoordiger laten erkennnen overeenkomstig artikel 55, § 1 of § 2, van het Wetboek, de identiteit en het adres van de aansprakelijke vertegenwoordiger en de aanduiding van zijn hoedanigheid;
b) hij wordt vertegenwoordigd door een vooraf erkende persoon overeenkomstig artikel 55, § 3, van het Wetboek, de identiteit, het adres en het BTW-identificatienummer toegekend aan die persoon en de aanduiding van zijn hoedanigheid;
Klant:
3° en 3°bis: De naam of de maatschappelijke benaming, het adres en het in artikel 50 van het Wetboek bedoeld BTW-identificatienummer van de medecontractant of, wanneer het in artikel 39bis, eerste lid, 4°, van het Wetboek bedoelde leveringen betreft, de naam of de maatschappelijke benaming, het adres en het BTW-identificatienummer dat in de lidstaat van bestemming van de goederen aan de belastingplichtige is toegekend;
Wanneer de schuldenaar de medecontractant is die niet in België is gevestigd en :
a) hij heeft hier te lande een aansprakelijke vertegenwoordiger laten erkennen overeenkomstig artikel 55, § 1 of § 2, van het Wetboek, de identiteit en het adres van de aansprakelijke vertegenwoordiger en de aanduiding van zijn hoedanigheid;
b) hij wordt vertegenwoordigd door een vooraf erkende persoon overeenkomstig artikel 55, § 3, van het Wetboek, de identiteit, het adres en het BTW-identificatienummer toegekend aan die persoon en de aanduiding van zijn hoedanigheid;
de maerschalck sabine
27 November, 2009
ik vraag mij af of elk stukje matriaal hoeveelheid en prijs per stuk verplicht is op factuur te staan en de dagen en uren die zijn gewerkt voorbeeld die dag van dat uur tot dat uur bedoel ik
ik ben klant ik had allles betaald de werken zijn nu reeds vier en een half jaar gedaan en heb vier jaar moeten wachten op betaald matriaal wat er ook nog bijkomt hij maakt berekeningsfout van mijn dak legt nieuw dak met ander matriaal en moet voor een dak tweemaal betalen voor zijn fout zou ik deze factuur na vier jaar half nog kunnen aanvechten via advocaat
alvast wil ik jullie bedanken voor lezen van mijn mail met vriendelijke groeten sabine
u vraagt zich dan ook af waarom heb je zo lang gewacht maar dat is lang verhaal
Stijn Van Damme
15 December, 2009
Beste Sabine,
Zoals aangehaald in het artikel dient u voldoende informatie mee te geven op uw factuur opdat het correcte BTW tarief kan bepaald worden.
Uiteraard kan er meer informatie verschaft worden, of in bijlage gestoken of verwijzen naar een leveringsnota, zodat de klant zijn bestelling annex levering kan afpunten met de gefactureerde goederen en/of diensten.
Cees
1 December, 2010
Wij hebben als administratiekantoor diverse retailers als klant. Deze retailers onderscheiden door het feit er één maatschappelijke zetel is met daarnaast meerdere winkellocaties (filialen) Naar aanleiding van bovenstaand Art. 5 §1 KB1 W.BTW lid 3 inzake de klant vraag ik me af of op de factuur van de leverancier verplicht de maatschappelijke zetel moet worden benoemd of dat kan worden verstaan met het adres van de desbetreffende winkellocatie. Dit in verband met het feit dat het postadres wordt gewijzigd van de klant naar ons adres en daarmee geen ruimte meer is voor het adres van de maatschappelijke zetel..
Jaimie Wilms
2 December, 2010
Geachte
Op de uitgaande factuur dient verplicht de maatschappelijke zetel van de dienstverrichter/leverancier te worden vermeld. Daarnaast dient in de eerste plaats het btw-nummer van de klant op de factuur vermeld te staan opdat deze zijn recht op btw-aftrek zou kunnen uitoefenen. Het postadres van de klant/filiaal is voldoende.
Lucrèce Decostere
21 January, 2011
Die wetsartikelen zoals bijvoorbeeld art. 51 § 2, zijn dat artikelen uit de Belgische wet, Europese wet of nog iets anders?
In mijn geval heeft de Nederlandse boekhouder van mijn Nederlandse aannemer niets gezegd over die vermelding op de factuur. Hij had het alleen over vermelding van 0 tarief. Moet ik dan als Belgische klant (of indien ik met een boekhouder zou werken, die boekhouder) dan helpen om die Nederlandse factuur juist op te stellen?
Johan Lemmens
22 January, 2011
Zijn artikelen uit het Belgisch BTW-Wetboek maar BTW Wetgeving is vooral een Europese aangelegenheid. In casu mag ook rechtstreeks verwezen worden naar de betreffende bepalingen van de Europese BTW-richtlijn.