Wanneer een buitenlandse vennootschap een bijkantoor in België opricht is zij gehouden een aantal stukken en gegevens openbaar te maken.
Van een ‘bijkantoor’ van een buitenlandse vennootschap is sprake wanneer
1) het bijkantoor beschikt over een duurzame, materiële inrichting die losstaat van de hoofdzetel en
2) er een aangestelde of lasthebber aanwezig is die met derden kan onderhandelen en zaken voor de vennootschap kan afhandelen.
Dat het bestaan van een bijkantoor niet altijd even duidelijk is blijkt uit rechtspraak.
Zo had ondermeer de Rechtbank van Koophandel te Verviers in een vonnis dd. 30 juni 2006 het bestaan van een bijkantoor afgeleid uit het feit dat de buitenlandse vennootschap aan haar werknemer in België een vergoeding betaalde voor het gebruik van diens zolder waar door de betrokken werknemer ook leveringen ontvangen werden. Het Hof van Beroep te Luik hervormde dit vonnis en oordeelde dat het bestaan van een bijkantoor niet kon worden afgeleid uit het betalen van een vergoeding voor het gebruik van de zolder. De levering van het materiaal op dit adres diende enkel ter ondersteuning van de werknemers die hoofdzakelijk in België tewerkgesteld werden.
De buitenlandse vennootschap die valt onder het recht van een andere lidstaat van de Europese Unie en een bijkantoor opricht in België moet volgende gegevens openbaar maken (art. 81 W. Venn):
1° oprichtingsakte en statuten
2° naam en rechtsvorm van de vennootschap
3° het register waarbij het in artikel 3 van richtlijn 68/151/EEG van de raad van 9/03/1968 vermelde dossier voor de vennootschap werd aangelegd en het nummer waaronder de vennootschap in dit register is ingeschreven
4° stuk uitgaande van het in 3° bedoelde register dat het bestaan van de vennootschap vaststelt
5° adres en werkzaamheden van bijkantoor, alsmede de naam indien deze niet met die van de vennootschap overeenstemt
6° benoeming en identiteit van de personen die bevoegdheid hebben de vennootschap jegens derden te verbinden en haar in rechte te vertegenwoordigen : a/ als orgaan van de vennootschap waarin de wet voorziet of als leden van dit orgaan ; b/als vertegenwoordigers van de vennootschap voor de werkzaamheden van het bijkantoor, met vermelding van de bevoegdheden van deze vertegenwoordigers
De jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening van de vennootschap betreffende het laatst afgesloten boekjaar
Indien de buitenlandse vennootschap met bijkantoor in België nalaat haar oprichtingsakte ter griffie neer te leggen dan zullen eventuele rechtsvorderingen van deze buitenlandse vennootschap onontvankelijk zijn (art. 58 W.Venn).
