De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) heeft een nieuw advies openbaar gemaakt met betrekking tot de bewaring van boeken en verantwoordingsstukken (Advies 2011/21 van 5 oktober 2011).
Wettelijke boeken worden gedurende zeven jaar bewaard te rekenen van 1 januari van het jaar dat op de afsluiting van de boekhouding volgt. Verantwoordingsstukken worden zeven jaar bewaard in originele vorm of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden worden drie jaar bewaard, het is de onderneming zelf die oordeelt of stukken al dan niet tot bewijs jegens derden kunnen strekken. In tegenstelling tot een ouder advies van de CBN wordt in het nieuwe advies namelijk niet langer bepaald wat onder dergelijke stukken wordt bedoeld.
De CBN meent dat voor ontbonden vennootschappen de bewaringstermijn voor boeken en verantwoordingsstukken kan worden gereduceerd tot vijf jaar aangezien de zevenjarige bewaringstermijn enkel toepasselijk is voor bestaande rechtspersonen. Door de sluiting van de vereffening is de rechtspersoon (en zijn vermogen) immers verdwenen maar geldt overeenkomstig het Wetboek van vennootschappen nog een passieve rechtspersoonlijkheid gedurende vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking van de sluiting van de vereffening. Na deze periode is de vennootschap definitief verdwenen en kan zij ook niet meer door derden worden aangesproken (Cass. 22 maart 1962, Pas 1962 I, 807).
