Nieuwe landenlijst voor buitenlandse dienstreizen

Werknemers die in het kader van hun beroepsactiviteit een buitenlandse dienstreis maken, kunnen daarvoor aanspraak maken op een forfaitaire dagvergoeding. De forfaitaire bedragen en toepasselijke landen waarvoor ze gelden, worden ieder jaar bekendgemaakt. Dit is onlangs gebeurd voor uw dienstreizen die vanaf 1 april 2016 worden gemaakt.

Die forfaitaire dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen gelden niet enkel voor werknemers. Ook bedrijfsleiders kunnen een beroep doen op die dagforfaits. Het is wel vereist dat de bedrijfsleider of werknemer zijn reis maakt in het kader van zijn beroepsactiviteit om bv. in het buitenland een beurs bij te wonen of aldaar een afspraak te hebben met klanten en/of leveranciers. Privéreizen vallen dus uit de boot. De dienst- of zakenreis mag daarenboven geen deel uitmaken van de dagdagelijkse beroepsactiviteit van de werknemer of zaakvoerder. Vrachtwagenchauffeurs actief in het internationale transport grijpen dus naast die forfaitaire onkostenvergoeding.

Voorwaarde is wel dat u minimaal 10u in het buitenland geweest bent, zonder echter 30 dagen te overschrijden. Voor elke dag kan dan een dagforfait toegekend worden. Voor de dag van vertrek en aankomst krijgt u maar een halve dagvergoeding. Het forfait kan gebruikt worden voor kleine onkosten en uitgaven, zoals taxikosten, drank en maaltijden. Hotel- en andere reiskosten zijn niet inbegrepen in de forfaits. Wanneer overnachtingskosten worden terugbetaald aan de werknemer of bedrijfsleider maar die kosten dan tevens toch maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de dagforfaits verminderd worden met:
- 15 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het ontbijt;
- 35 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het middagmaal;
- 45 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor het avondmaal;
- 5 % van de dagelijkse forfaitaire dagvergoeding, voor de kleine uitgaven.

Omdat het om een forfaitaire vergoeding draait, moeten de onkosten niet bewezen worden. Ticketjes en bonnetjes kunnen dus gerust achterwege gelaten worden, tenzij dat u aanspraak wilt maken op een grotere onkostenvergoeding dan het bedrag van de dagforfaits. Dan moet u over een factuur beschikken. De bedragen van die dagforfaits en voor welke landen ze gebruikt kunnen worden, zijn immers vastgelegd in de nieuwe landenlijst. Er kan dan geopteerd worden om een algemeen forfait van € 37,18 toe te passen, ongeacht uw reisbestemming, of om een bijzonder forfait te gebruiken dat geldt voor het land in kwestie waar de onkosten gemaakt. Doorgaans liggen die bijzondere forfaits hoger dan het algemene forfait.

Het grote voordeel van die forfaitaire onkostenvergoeding is dat de werknemer of bedrijfsleider er privé niet op belast wordt. Daarenboven zijn de vergoedingen aftrekbaar voor de vennootschap die het forfait uitbetaalt zonder dat daar dus enig bewijs voor moet geleverd worden. Er kan dus een dubbel fiscaal voordeel genoten worden.

terug naar overzicht