Bijgewerkte FAQ over toe te voegen bewijsstukken UBO-register

Juridisch advies
25 mei 2021 - Dirk van Collie

Bijgewerkte FAQ over toe te voegen bewijsstukken UBO-register

De bestuurder(s) van o.m. vennootschappen en vzw’s zijn sinds eind 2019 ertoe gehouden om de identiteit van de ‘uiteindelijke begunstigden’ mee te delen aan het UBO-register, wat jaarlijks moet bevestigd worden. Om alles vlotter te laten verlopen had de FOD Financiën daaromtrent reeds een FAQ uitgevaardigd. Op 21 april 2021 heeft de fiscus die FAQ nog bijgewerkt en meer informatie verschaft omtrent o.m. de uiteindelijke begunstigden en de toe te voegen bewijsstukken.

Categorieën

De bestuurders van o.m. (internationale) VZW’s, vennootschappen, trusts moeten in een databank van de fiscus, het zgn. UBO-register de identiteitsgegevens van hun uiteindelijke begunstigden (UBO’s) laten opnemen. De bijgewerkte FAQ  maakt wat vennootschappen betreft een onderscheid tussen drie categorieën van UBO's. Voor vennootschappen gaat het dan in de eerste plaats om natuurlijke personen die (indirect) minstens 25% aandelen of stemrechten daarin aanhouden. Deze 25%-regel geldt als voldoende maar niet noodzakelijke voorwaarde voor toereikend belang. De regel is bedoeld als een indicatie om snel te kunnen inschatten of men een toereikend percentage aanhoudt. Volgens de bijgewerkte FAQ moet echter worden onderzocht of geen enkele natuurlijke persoon die minder dan 25% van de stemrechten of aandelen bezit, de vennootschap feitelijk controleert. De tweede categorie van UBO's bestaat uit natuurlijke personen die via andere middelen zeggenschap over de vennootschap hebben, zoals het recht om bestuurders te benoemen of te ontslaan. Ok het bestaan van vetorechten wordt nu als voorbeeld aangehaald. De derde categorie  bestaat uit de natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel. In principe gaat het hier om een uitzondering, en kan de motivatie voor deze kwalificatie worden opgevraagd naar aanleiding van een controle.

Bewijsstukken

Aanvankelijk moesten vennootschappen, die voor 11 oktober 2020 geregistreerd zijn bij het UBO-register, het register tegen uiterlijk 30 april 2021 aanvullen door het uploaden van bewijsstukken die de juistheid ervan aantonen, terwijl voor een UBO-registratie sinds 11 oktober 2020 het uploaden van bewijsstukken verplicht blijft bij de registratie. In een bericht van 13 april 2021 heeft de FOD Financiën laten weten dat die termijn van 30 april 2021 uitgesteld is naar 31 augustus 2021. Over de bewijsstukken die moeten worden toegevoegd, heeft de bijgewerkte FAQ nog meer informatie verschaft. Afhankelijk van het specifieke geval kan het gaan om een kopie van het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, (i)vzw, trust of gelijkaardige juridische constructie, een aandeelhoudersovereenkomst, notariële akte, notulen van de algemene vergadering, uittreksel van een buitenlands handelsregister, of elk ander document. Voor uiteindelijk begunstigden die niet over een rijksregisternummer of een nationaal bis-nummer beschikken, moet een kopie van een identiteitsbewijs (identiteitskaart of paspoort) worden toegevoegd. Voor de UBO's van de derde categorie moeten de bewijsstukken aantonen dat (1) geen uiteindelijke begunstigden in de eerste twee categorieën gevonden werden (indien van toepassing, kopieën van brieven waaruit blijkt waarom geen UBO van de eerste of de tweede categorie kon worden geïdentificeerd, bv. bij bedrijven die eigendom zijn van bepaalde fondsen of dochterondernemingen zijn van beursgenoteerde bedrijven), en (2) het leidinggevend personeel dat werd geregistreerd die rol ook werkelijk heeft.

Landstalen

De informatie op het bewijsstuk die niet relevant is voor het UBO-register (omdat deze geen betrekking heeft op de identiteit, aard en omvang van het belang van de uiteindelijk begunstigde) kan worden verborgen gehouden, op voorwaarde dat de rest van het document leesbaar blijft. Bewijsstukken die niet zijn opgesteld in een van de landstalen of het Engels moeten worden vertaald. Het is echter niet vereist dat het om een beëdigde vertaling gaat. Indien de bewijsstukken afkomstig zijn uit een derde land, volstaat soms een gewone kopie, maar soms is ook een legalisatie/apostille vereist (volgens het onderscheid dat is vermeld in het schema op p. 30 van de FAQ).

terug naar overzicht

Dirk van Collie

Vennoot Alaska Kortrijk-Ieper
+32 (0)56 22 26 02
+32 (0)495 59 83 37

Gerelateerde artikels

Juridisch advies
8 juni 2021 - Benedikt Torney

Vlaamse belastingdienst zet schouders onder eBox

Digitaal communiceren met de Vlaamse belastingdienst.

Lees meer
Juridisch advies
25 mei 2021 - Dirk van Collie

Bijgewerkte FAQ over toe te voegen bewijsstukken UBO-register

Jaarlijkse bevestiging

Lees meer
Juridisch advies
26 april 2021 - Dirk van Collie

Verstrekking gegevens aan UBO-register verschoven naar eind augustus 2021

Uitstel om de documenten te uploaden!

Lees meer

Nieuwsbrief

Altijd up-to-date blijven met Alaska

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws. Schrijf je meteen in voor de Alaska nieuwsbrief!