Wie van uw onderneming mag handtekenen?
Voor bestuurders lijkt een handtekening plaatsen op een brief, contract, document of een e-mail te ondertekenen een loutere formaliteit te zijn, maar het belang van de ondertekening door een bevoegd persoon mag niet onderschat worden. De ondertekenaar dient er over te waken dat de offerte, het contract, een e-mail of het document ondertekend wordt met de juiste hoedanigheid. De gevolgen kunnen namelijk verstrekkend zijn.
Bevoegdheid
Vooreerst is het van belang dat de ondertekening dient te gebeuren door een orgaan dat bevoegd is om de vennootschap te vertegenwoordigen. De vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt geregeld in de statuten, die gepubliceerd worden in het Belgisch Staatsblad. De publicaties zijn publiek raadpleegbaar. Een derde, met wie een onderhandeling wordt gevoerd, wordt door deze publieke publicatie van de statuten geacht te weten wie de medecontractant mag vertegenwoordigen. Evenwel wordt van deze derde niet verwacht dat zij op de hoogte zijn van eventuele beperkingen die de statuten opleggen aan de externe vertegenwoordigingsbevoegdheid (bijv. 2 bestuurders moeten tekenen bij een contract dat een waarde van meer dan 50.000 euro vertegenwoordigt).
Het is van belang te zorgen dat de bestuurders steeds correct de vennootschap verbinden.
Niet alleen dient het document te worden ondertekend door de persoon of personen die statutair bevoegd is/zijn om de vennootschap te verbinden, maar bovendien moeten de ondertekenaars uitdrukkelijk hun hoedanigheid vermelden, zodat zij zich niet persoonlijk verbinden.
Naam en functie
Indien u derhalve tekent namens uw vennootschap, dan is het belangrijk dat je niet alleen uw naam maar ook uw functie binnen uw vennootschap vermeldt. Dit is des te meer van belang als u optreedt als vaste vertegenwoordiger voor de vennootschap-bestuurder, want in dit geval dient u als vaste vertegenwoordiger voor de vertegenwoordigingsbevoegde rechtspersoon te tekenen. Indien deze vaste vertegenwoordiger dit niet doet, dan is het document ondertekend door een niet-bevoegd natuurlijke persoon.
De ondertekening dient met de nodige zorg en aandacht te gebeuren.
In de praktijk merken we op dat dit vaak vergeten wordt. Een hulpmiddel om dit te voorkomen is het gebruik van een stempel met vermelding van de juiste hoedanigheid.
