Forfait buitenlandse dagvergoedingen: retroactieve wijzigingen sinds 1 januari 2025

Wanneer u als bedrijfsleider een buitenlandse verplaatsing maakt voor beroepsdoeleinden (u heeft bv. een afspraak met een klant of leverancier in het buitenland), dan kunt u aanspraak maken op een forfaitaire onkostenvergoeding van uw vennootschap. Een werkgever kan die ook aan zijn werknemer(s) toekennen.

Deze dagforfaits verschillen van land tot land en de bedragen per land staan vermeld in Circulaire 2025/C/70. Die bedragen gelden sinds 1 augustus 2025. Ook de duurtijd van de buitenlandse beroepsverplaatsing heeft een invloed op de hoogte van het forfait en wordt opgedeeld in twee categorieën, nl. categorie 1 tot en met 30 dagen, en categorie 2 voor meer dan 30 opeenvolgende dagen (beperkt tot 24 maanden).

Via voormelde Circulaire heeft de fiscus laten weten dat er sinds 1 januari 2025 enkel nog met volledige dagvergoedingen gewerkt wordt en de vereiste minimumduur om de forfaits te kunnen toepassen komt te vervallen. We verduidelijken…

1. Forfaitaire onkostenvergoeding – dubbel fiscaal voordeel

Vermits het om een forfait gaat, moeten daarvoor geen bewijsstukken aangevoerd worden. Des te meer zijn de forfaits fiscaal voordelig in die zin dat ze voor de bedrijfsleider buiten zijn privébelasting vallen en er geen sociale bijdragen op moet betalen. Voor de vennootschap zijn de forfaits volledig fiscaal aftrekbaar in de vennootschapsbelasting. Er kan dus m.a.w. een dubbel fiscaal voordeel genoten worden.

2. Kleine onkosten – eventuele procentuele verminderingen

De forfaits dekken kleine onkosten in het buitenland, zoals maaltijden, drank, en plaatselijke vervoerskosten. Huisvestingskosten (overnachting- en ontbijtkosten) zijn er echter van uitgesloten.

Wanneer de vennootschap deze huisvestingskosten gaat terugbetalen of voor haar rekening neemt (op basis van een hotelfactuur), maar zitten hierin ook maaltijden en kleine uitgaven vervat, dan dienen de buitenlandse dagforfaits procentueel verminderd te worden, nl. met 35% voor een lunch, 45% voor een avondmaal en 20% voor kleine uitgaven (zoals drank en snacks). Een ontbijt blijft buiten schot. Dit geldt zowel voor de dagforfaits van de eerste als tweede categorie.

3. Volledige dagvergoeding voor dagen van vertrek en aankomst

Bij buitenlandse dienstreizen van meer dan 24u en buitenlandse verblijven van meer dan 30 dagen, telde aanvankelijk de dagforfaits op de dag van vertrek en aankomst slechts voor de helft mee, maar de procentuele verminderingen voor die dagen moesten dan niet in rekening moeten gebracht worden als bepaalde kosten (maaltijd en kleine uitgaven) in de hotelfactuur zitten en door de vennootschap apart wordt terugbetaald of zij die voor haar rekening neemt.

In de nieuwe Circulaire vaart de fiscus in zulk geval een andere koers… Voor de dagen van vertrek en aankomst mag sinds 1 januari 2025 wél een volledige dagvergoeding toegekend worden, maar de procentuele verminderingen moeten voor die dagen dan wel meegeteld worden.

Stel u gaat in december 2025 twee klanten bezoeken in Nederland voor drie dagen. U boekt een overnachting in Nederland en u betaalt de hotelfactuur ter plaatse (incl. ontbijt en diner) met de visa-kaart van uw vennootschap.

Vermits het om een beroepsverblijf gaat van 3 dagen, dienen we de eerste categorie dagforfaits toe te passen. Voor Nederland bedraagt die sinds 1 augustus 2025 € 103 per dag. De dagen van vertrek en aankomst moeten sinds 1 januari 2025 niet meer gehalveerd worden (3 dagen x € 103/dag = € 309), maar vermits de door de vennootschap betaalde hotelfactuur een diner bevat, dient het forfait wel overeenkomstig verminderd te worden (45%). Concreet betekent dat u voor die drie dagen aanspraak kunt maken op een belastingvrije onkostenvergoeding van € 262,65, of m.a.w. (2 dagen x € 103 = € 206) + (1 dag/€ 103 minus 45% voor een avondmaal/€ 46,35 = € 56,65)

4. Geen minimumduur meer

Tot eind 2024 dienden een buitenlandse dienstreis nog minstens 10 uren te duren zo het vertrek en de aankomst zich binnen de 24 uren afspeelde. Sinds 1 januari 2025 is die minimumduur niet langer vereist.  

terug naar overzicht