Het boetebeleid rond e-facturatie in België: wat riskeert uw onderneming?

Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat betekent dat louter een gewone pdf per e-mail voor verplichte B2B-facturatie in België niet langer volstaat. De factuur moet, behoudens uitzonderingen, in een gestructureerd elektronisch formaat worden uitgereikt en ontvangen.

Voor veel ondernemingen leeft vooral de vraag: wat gebeurt er als men niet in orde is? Het antwoord is genuanceerd. Er bestaat niet één afzonderlijke “e-facturatieboete”, maar wel een geheel van bestaande fiscale sancties die ook van toepassing zijn op gestructureerde elektronische facturen. Daarnaast werd voor het ontbreken van de vereiste technische middelen wel een specifieke nieuwe sanctie ingevoerd.

Geen volledig nieuw sanctiestelsel, wel toepassing van bestaande btw-boetes

De overheid verduidelijkt dat de bestaande fiscale geldboetes voor het niet-uitreiken van facturen en voor het uitreiken van niet-conforme facturen ook blijven gelden in het kader van gestructureerde elektronische facturen. Met andere woorden: wie een verplichte e-factuur niet uitreikt, te laat uitreikt of in een niet-conforme vorm uitreikt, kan ook onder het facturatieregime worden gesanctioneerd.

Concreet zijn er drie klassieke categorieën van sancties. Een eerste categorie betreft gevallen waarin een gestructureerde elektronische factuur niet werd uitgereikt, of waarin verplichte vermeldingen ontbreken of onjuist zijn. In dat geval kan een proportionele fiscale geldboete van toepassing zijn (een percentage van de btw op de betrokken handeling).

Een tweede categorie betreft het niet opmaken of niet uitreiken van een elektronische factuur binnen de wettelijke termijn. Daarvoor kan een niet-proportionele fiscale geldboete worden opgelegd (een vast bedrag tussen €50 en €5.000).

Een derde categorie heeft betrekking op andere wettelijke tekortkomingen waaraan de gestructureerde elektronische factuur niet voldoet. Volgens de overheid vallen daar in het bijzonder ook overtredingen onder die verband houden met de specifieke technische modaliteiten van e-facturatie, zoals de vereisten inzake semantiek, syntax en transmissie. Anders gezegd: het gaat niet alleen om de vraag óf u elektronisch factureert, maar ook of u dat technisch correct doet.

Nieuwe specifieke administratieve sanctie: geen technische middelen hebben

Naast die bestaande sancties vermeldt de website ook een nieuwe, specifieke boete. Die geldt wanneer een onderneming niet beschikt over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken én te ontvangen. Voor die inbreuk werden vaste bedragen ingevoerd: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede overtreding en 5.000 euro bij volgende overtredingen.

Belangrijk is dat een nieuwe overtreding pas als “tweede” of “volgende” overtreding kan worden beschouwd wanneer de administratie de nieuwe inbreuk vaststelt ten vroegste drie maanden nadat de vorige beboete inbreuk werd vastgesteld. Het gaat dus niet om een automatische opeenstapeling zonder tijdsverloop.

Deze nieuwe sanctie toont duidelijk aan dat de verplichting vandaag niet louter theoretisch is. Ondernemingen moeten niet alleen bereid zijn om elektronisch te factureren, maar moeten daar ook effectief de nodige systemen of dienstverleners voor hebben ingericht.

De tolerantieperiode was tijdelijk en voorwaardelijk

Bij de start van de verplichting heeft de FOD Financiën gedurende de eerste drie maanden van 2026 een tolerantie voorzien. Tijdens die periode zouden geen sancties worden toegepast voor inbreuken die verband hielden met de nieuwe verplichting tot e-facturering, maar alleen wanneer de onderneming kon aantonen dat zij zich tijdig en op redelijke wijze had voorbereid om de verplichting na te leven.

Die tolerantie was dus uitdrukkelijk geen algemeen uitstel. De overheid verduidelijkte dat deze enkel bedoeld was voor ondernemingen die al voldoende inspanningen hadden geleverd maar door praktische problemen of omstandigheden buiten hun wil om nog niet volledig klaar waren. Eventuele sancties moesten bovendien geval per geval worden beoordeeld.

Welke inbreuken vielen onder die tijdelijke soepelheid? Volgens de website ging het bijvoorbeeld om situaties waarin een onderneming nog niet beschikte over de vereiste technische middelen om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen, of waarin het eigen systeem of dat van een derde nog niet toeliet om een geldige elektronische factuur uit te reiken. Zelfs in die gevallen bleef de onderneming wel verplicht om op een andere manier aan haar facturatieverplichtingen te voldoen.

Voor ondernemingen vandaag is de boodschap duidelijk: op de vroegere tolerantie kan men zich niet blijvend beroepen. Ze was beperkt in de tijd en gekoppeld aan concrete voorbereidingsinspanningen.

Ook de ontvangende partij loopt risico: technische middelen + btw-aftrek?

Het boetebeleid speelt niet alleen aan de zijde van de leverancier. De website vermeldt uitdrukkelijk dat ook de afnemer risico loopt wanneer hij zelf niet over de vereiste technische middelen beschikt om een gestructureerde elektronische factuur te ontvangen. In dat geval kan een administratieve boete worden opgelegd.

Daarnaast is er ook een btw-risico. Voor handelingen die onder de verplichting vallen, moet de afnemer in principe beschikken over een gestructureerde elektronische factuur om zijn recht op btw-aftrek uit te oefenen.

Eerdere rechtspraak van het Hof van Cassatie nuanceert dit wel door een uitzondering via het principe “substance over form”, zodat het recht op aftrek niet automatisch geweigerd wordt wanneer aan de materiële voorwaarden is voldaan. Met “materiële voorwaarden” wordt dan bedoeld dat de essentie van het recht op aftrek aanwezig is. Praktisch gaat het erom dat de aankoop werkelijk heeft plaatsgevonden, dat die aankoop werd gedaan door een btw-plichtige onderneming, dat de goederen of diensten voor belaste handelingen van die onderneming worden gebruikt, en dat er voldoende betrouwbare gegevens zijn om de transactie en de verschuldigde btw vast te stellen. Het feit dat de factuur niet op een gestructureerd elektronische wijze ontvangen is, betreft geen materiële voorwaarde.
Toch sluit deze uitzondering de administratieve sanctie niet uit wanneer de onderneming zelf niet over de nodige technische middelen beschikt om e-facturen te ontvangen.

Niet elke onderneming valt op dezelfde manier onder de verplichting

Voor een correct begrip van het boetebeleid is ook het toepassingsgebied belangrijk. De verplichting geldt vanaf 1 januari 2026 in beginsel voor Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling. Er zijn echter beperkte uitzonderingen, onder meer voor bepaalde artikel 44-vrijgestelde activiteiten, voor gefailleerde btw-plichtigen en voor niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting. Bovendien geldt voor sommige categorieën enkel een ontvangstverplichting of een beperktere verplichting.

Ook de FOD Financiën aanvaardt sinds 1 januari 2026 een zogenaamde terugvalmaatregel: wanneer de bestemmeling om technische redenen niet in staat is een elektronische factuur te ontvangen, is de leverancier niet verplicht om elektronisch uit te reiken. In dat geval moet nog steeds op een andere manier een factuur worden uitgereikt, bijvoorbeeld op papier of als pdf. Die terugvalregeling neemt echter niet weg dat de ontvanger zonder uitstel de nodige stappen moet ondernemen om alsnog elektronische facturen te kunnen ontvangen.

Dat betekent in de praktijk dat men voorzichtig moet zijn met de conclusie “dan sturen we voorlopig gewoon een pdf”. Zo’n terugval is geen vrijgeleide om structureel buiten het systeem te blijven werken.

Wat betekent dit concreet voor ondernemingen?

Het boetebeleid rond e-facturatie is reëel en meerlagig. Een onderneming kan geconfronteerd worden met sancties wanneer zij geen verplichte gestructureerde elektronische factuur uitreikt, wanneer zij die te laat of foutief uitreikt, wanneer zij de technische voorschriften niet naleeft (reeds bestaande sancties), of wanneer zij niet over de nodige middelen beschikt om e-facturen uit te reiken en te ontvangen (nieuwe sanctie). Ook aan de zijde van de afnemer bestaan risico’s.

Besluit

E-facturatie is sinds 2026 geen toekomstproject meer, maar een concrete wettelijke verplichting. Het sanctiekader bestaat deels uit de klassieke btw-boetes die nu ook op gestructureerde elektronische facturen worden toegepast, en deels uit een nieuwe specifieke boete voor ondernemingen die niet over de vereiste technische middelen beschikken. De tijdelijke tolerantie bij de opstart bood slechts een beperkte en voorwaardelijke bescherming.

Voor ondernemingen is de juiste vraag vandaag dan ook niet langer of e-facturatie ooit belangrijk wordt, maar of hun processen juridisch, technisch en praktisch voldoende op punt staan om boetes en discussies met de fiscus te vermijden.

Twijfelt u nog of u met uw onderneming onder de toepassing van e-facturatie-plicht valt? Of wenst u zekerheid te bekomen over uw e-facturatieproces.
Neem dan contact op met uw relatiebeheerder binnen ALASKA.

terug naar overzicht