Vergeet uw buitenlandse btw niet terug te vragen

Als u op zakenreis gaat naar het buitenland, dan loopt u daar vaak buitenlandse btw op zoals op maaltijden en eventuele tankbeurten. Als btw-plichtige moet u uiteraard in de mogelijkheid gesteld worden om die beroepsmatig opgelopen buitenlandse btw te kunnen recupereren. Die teruggave van buitenlandse btw moet in principe wel vóór een uiterste datum aangevraagd worden. We lichten kort toe hoe die teruggave juist moet gebeuren.

Btw die u in het buitenland omwille van uw bedrijf incasseert, moet u als btw-plichtige kunnen terugvorderen. Uiteraard gaat die vlieger niet op voor btw die u betaalt op uw privé-aankopen want daarvoor heeft u gewoonweg geen recht op btw-aftrek. Die beroepsmatige, buitenlandse btw kunt u niet inbrengen in uw Belgische btw-aangifte om die te verrekenen met uw eventuele te betalen Belgische btw. Ontvangt u bv. een factuur met Nederlandse btw, dan kunt u die factuur dus niet opnemen in uw btw-aangifte. Het is immers niet aan de Belgische staat om die aan u terug te betalen, maar wel aan de Nederlandse btw-Administratie.

De teruggave van de buitenlandse btw moet gebeuren via het zgn. VAT-refund dat u kunt raadplegen via het Intervat. Dat is een elektronische platform dat door boekhouders wordt gebruikt om o.m. uw Belgische btw-aangifte in te dienen. Daar kunt u dus ook die VAT-refund tool terugvinden waarop dan o.m. een aantal gegevens per leverancier moeten ingevuld worden, zoals het btw-nummer, het opgelopen btw-bedrag, enz. U dient uw aanvraag dan wel in bij de Belgische btw-Administratie, die het onderzoekt op volledigheid, tijdstip van indiening, enz., en nadat zij uw aanvraag goedkeuren, wordt dat onmiddellijk doorgestuurd naar de buitenlandse btw-Administratie in kwestie die dan voor de effectieve teruggave zou moeten zorgen. Hou er wel rekening mee dat het lidstaat van teruggaaf tot 4 maanden de tijd heeft om een beslissing te nemen. Het recht op btw-aftrek wordt immers ook bepaald door de btw-regels van de lidstaat van teruggaaf. Het is ook mogelijk dat zij nog bijkomende inlichtingen vragen. 

De buitenlandse btw moet u terugvragen uiterlijk vóór 30.09 van het jaar volgend op het jaar waarin u de buitenlandse btw heeft opgelopen. Voor uw buitenlandse btw van 2017, moet u dus uiterlijk op 30.09.2018 een aanvraag doen toekomen bij de Belgische btw-Administratie voor zover de periode van teruggaaf in principe minstens 3 maanden bedraagt. U moet niet noodzakelijk tot 30.09 wachten. U kunt nl. ook een aanvraag tijdens het jaar indienen, voor btw die betrekking heeft op een periode minder dan 3 maanden. Het terug te vragen btw-bedrag moet dan wel minstens 400 euro bedragen.  

terug naar overzicht